ইমেইলের জন্য এআই: আপনার স্মার্টফোনে স্থানীয় স্বয়ংক্রিয় উত্তর

পেশাগত যোগাযোগের মাধ্যম হিসেবে ইমেলই সেরা।আমরা গ্রাহকদের সাথে যোগাযোগ করতে এবং সহকর্মী ও সরবরাহকারীদের সাথে সমন্বয় করতে এটি ব্যবহার করি। আমরা আমাদের ফোনে ক্রমাগত এটি দেখি, কিন্তু এমন সময় আসে যখন আমরা সাড়া দিতে পারি না: ছুটি, অসুস্থতাজনিত ছুটি, ভ্রমণ, প্রশিক্ষণ, বা এমন দিন যখন আমাদের পুরোপুরি সংযোগ বিচ্ছিন্ন করার প্রয়োজন হয়।

এইসব পরিস্থিতিতে, আপনার স্মার্টফোনের স্থানীয় স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলোই আপনার সেরা সহযোগী।এর মাধ্যমে, কেউ আপনাকে ইমেল করলে আপনি তাৎক্ষণিকভাবে জানাতে পারেন যে আপনি কতক্ষণের জন্য অনুপলব্ধ থাকবেন এবং প্রয়োজনে, এই অন্তর্বর্তীকালীন সময়ে তারা কার সাথে যোগাযোগ করতে পারবে। সঠিকভাবে কনফিগার করা হলে, এগুলো ভুল বোঝাবুঝি প্রতিরোধ করে, পেশাদারিত্ব প্রকাশ করে এবং "আমি কি সবাইকে জানিয়েছি যে আমি অনুপলব্ধ?"—এই দুশ্চিন্তা দূর করে।

স্বয়ংক্রিয় উত্তর কী এবং আপনার ইমেইলে এগুলো কীভাবে কাজ করে?

স্বয়ংক্রিয় উত্তর হলো এমন একটি বার্তা যা আপনার ইমেল পরিষেবা আপনার হয়ে পাঠিয়ে দেয়। যখন কেউ আপনাকে মেসেজ করে এবং আপনার 'অ্যাওয়ে' স্ট্যাটাস চালু থাকে, তখন সাধারণত "আমি অমুক দিন পর্যন্ত অফিসের বাইরে আছি" এই ধরনের বার্তাই আসে। কিন্তু আজকাল বিষয়টি আরও অনেক এগিয়ে গেছে: আপনি তারিখ, প্রাপক, অফিসের ভেতর ও বাইরের জন্য আলাদা বার্তা, এমনকি আরও অনেক কিছু নিজের মতো করে সাজিয়ে নিতে পারেন। আপনার ক্যালেন্ডার ব্লক করুন.

বেশিরভাগ পরিষেবাতে (যেমন জিমেইল বা আউটলুক) স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলো সরাসরি সার্ভার থেকেই নিয়ন্ত্রণ করা হয়।আপনার মোবাইল ফোন থেকে নয়। এর মানে হলো, একবার সক্রিয় করা হলে, আপনার স্মার্টফোন বন্ধ থাকলেও, সিগন্যাল না থাকলেও বা ইন্টারনেট সংযোগ না থাকলেও এগুলি কাজ করবে, যতক্ষণ পর্যন্ত... আপনার অ্যাকাউন্ট সার্ভারে সক্রিয় থাকে.

বিভিন্ন প্ল্যাটফর্মে মূল যুক্তিটি সাধারণত প্রায় একই রকম থাকে।আপনি একটি শুরুর তারিখ ও একটি শেষের তারিখ (ঐচ্ছিক) নির্ধারণ করেন, বার্তার বিষয় ও মূল অংশ নির্দিষ্ট করেন এবং কাকে পাঠাবেন তা স্থির করেন। এরপর থেকে, সেই নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে যখনই কোনো ইমেল আসবে, সিস্টেম তার নিজস্ব নিয়ম অনুসরণ করে উত্তর পাঠাবে কি না, সেই সিদ্ধান্ত নেবে।

একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো যে, বিরক্তি এড়ানোর জন্য, একই প্রেরক তার পাঠানো প্রতিটি ইমেইলে আপনার অ্যাওয়ে মেসেজটি পান না।সাধারণত, নির্দিষ্ট তারিখের মধ্যে কেউ প্রথমবার আপনাকে লিখলে, তিনি একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর পান। এর কিছুদিন পরেই তিনি আবার লিখলে, সিস্টেমটি ক্রমাগত উত্তরটি পুনরায় পাঠাবে না।

তবে, এমন পরিস্থিতিও থাকতে পারে যেখানে একজন ব্যক্তি আপনার বিজ্ঞপ্তি একাধিকবার পেতে পারেন।উদাহরণস্বরূপ, যদি কেউ আপনাকে ইমেল করে এবং তারপর প্রায় চার দিন পরে, আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তরটি সক্রিয় থাকা অবস্থায় আবার ইমেল করে, তাহলে প্ল্যাটফর্মটি পুনরায় উত্তর দিতে পারে। আপনি যদি স্বয়ংক্রিয় বার্তার বিষয়বস্তু পরিবর্তন করেন, তাহলেও একই ঘটনা ঘটে: পরিবর্তনের পরে আসা যেকোনো ইমেল আবার বিজ্ঞপ্তি পেতে পারে, এবার আপডেট করা লেখা সহ।

যখন আপনি আপনার স্মার্টফোনে একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর সক্রিয় করতে চান

একটি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়ার ন্যায্যতা প্রমাণ করার জন্য সৈকতে এক মাস কাটানোর প্রয়োজন নেই।এমন যেকোনো অনুপস্থিতি যার জন্য আপনি দ্রুত সাড়া দিতে পারবেন না, তা একটি ভালো কারণ হতে পারে: এটি হতে পারে দীর্ঘ সপ্তাহান্ত, নিবিড় প্রশিক্ষণ, ব্যবসায়িক ভ্রমণ, অথবা এমন কোনো ব্যস্ত সময় যখন আপনি কেবল জরুরি বিষয়গুলোই সামলাতে পারবেন।

পেশাগত ক্ষেত্রে, ছুটিতে বা অসুস্থতাজনিত ছুটিতে থাকাকালীন এই ফাংশনটি ব্যবহার করা প্রায় বাধ্যতামূলক।এর ফলে, যিনিই আপনার সাথে যোগাযোগ করবেন, তিনি জানতে পারবেন যে এটি কোনো ভুলবশত হয়নি, বরং আপনি বর্তমানে যোগাযোগে নেই। আপনি একজন বিকল্প যোগাযোগ ব্যক্তির নামও দিয়ে রাখতে পারেন, যিনি আপনার অনুপস্থিতিতেও অন্যান্য জিজ্ঞাসার উত্তর দেওয়া চালিয়ে যেতে পারবেন।

এটি গ্রাহক পরিষেবা অ্যাকাউন্ট বা সাধারণ মেইলবক্সের জন্যও খুব উপযোগী। (যেমন info@mydomain.com) যখন স্বাভাবিকভাবে উত্তর দেওয়ার মতো কেউ উপলব্ধ থাকে না। একটি ভালোভাবে লেখা স্বয়ংক্রিয় বার্তা ব্যবহারকারীর বিরক্তি কমায় এবং প্রকৃত উত্তর পাওয়ার আনুমানিক সময়সীমা স্পষ্টভাবে নির্দেশ করে।

আপনি যদি আপনার মোবাইল ফোনকে কাজের প্রধান মাধ্যম হিসেবে ব্যবহার করেন, তাহলে স্বয়ংক্রিয় উত্তর দেওয়ার সুবিধাটি আপনাকে একটি সীমা নির্ধারণ করতে সাহায্য করে।। উদাহরণস্বরূপ, আপনি পারেন আপনার কাজের সময়ের বাইরে এটি সক্রিয় করুন মানুষকে এটা জানানো যে আপনি কেবল সোমবার থেকে শুক্রবার পর্যন্ত আপনার ইমেল পড়েন, বা সপ্তাহান্তে অনুরোধের উত্তর দেন না—ডিজিটাল বিচ্ছিন্নতা রোধ করার জন্য যা ক্রমশ সাধারণ হয়ে উঠছে।

ব্যক্তিগতভাবে বলতে গেলে, ইমেল ঠিকানা পরিবর্তন করার সময় এটি কনফিগার করে নেওয়াটা খারাপ কোনো ধারণা নয়। অথবা যখন আপনি কোনো নির্দিষ্ট অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করা বন্ধ করতে যাচ্ছেন। এর ফলে, যারা সেই ঠিকানায় চিঠি পাঠানো চালিয়ে যাবেন, তারা আপনার নতুন ইমেল ঠিকানা অথবা অন্য কোনো মাধ্যমে আপনার সাথে যোগাযোগের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্যসহ একটি বিজ্ঞপ্তি পাবেন।

জিমেইলে স্বয়ংক্রিয় উত্তর ঠিক কীভাবে কাজ করে?

জিমেইল বিশ্বের অন্যতম বহুল ব্যবহৃত পরিষেবা। এবং এর স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া ব্যবস্থাটি খুবই পরিশীলিত। আপনি যখন আপনার অ্যাকাউন্টে একটি ভ্যাকেশন মেসেজ সক্রিয় করেন, তখন গুগল তারিখ এবং প্রাপকদের বিষয়ে বেশ নির্দিষ্ট আচরণবিধি মেনে সেটির সময়সূচী নির্ধারণ করে দেয়।

জিমেইলের স্বয়ংক্রিয় উত্তর দেওয়ার সুবিধাটি শুরুর তারিখে ০০:০০ টায় চালু হয়। যা আপনি কনফিগার করেছেন এবং যা শেষ দিনে রাত ১১:৫৯ মিনিটে বন্ধ হয়ে যায়, যদি না আপনি আগে থেকে ম্যানুয়ালি এটি নিষ্ক্রিয় করেন। অন্য কথায়, এটি পুরো দিনের নির্ভুলতার সাথে কাজ করে; এটি কোনো আনুমানিক সময়সূচী নয়, বরং সার্ভারে নির্ধারিত একটি বিরতি।

ডিফল্টরূপে, কেউ আপনাকে প্রথমবার মেসেজ করলেই জিমেইল স্বয়ংক্রিয় উত্তরটি পাঠায়। ওই সময়কালে, যদি সেই একই ব্যক্তি আপনাকে খুব অল্প সময়ের মধ্যে আবার ইমেল পাঠায়, তাহলে তারা একই বার্তার দ্বারা জর্জরিত হয় না, যা তাদের ইনবক্সকে জঞ্জালপূর্ণ হওয়া থেকে রক্ষা করে এবং আপনাকে একজন অতিরিক্ত নাছোড়বান্দা রোবটের মতো দেখায় না।

তবে, যদি সেই একই প্রেরক শেষবার স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাওয়ার পর প্রায় চার দিন অতিবাহিত হয়ে যায় এবং যদি স্বয়ংক্রিয় উত্তরটি তখনও সক্রিয় থাকে, তাহলে Gmail বার্তাটি আবার পাঠাতে পারে। কথোপকথন দীর্ঘায়িত হলে, আপনাকে জোর না করে আপনার পরিস্থিতি মনে করিয়ে দেওয়ার মধ্যে ভারসাম্য রক্ষার জন্য এটি তাদের একটি উপায়।

আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, আপনি যখন আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তরের লেখাটি সম্পাদনা করেন তখন কী ঘটে।যদি কেউ আপনার পাঠানো প্রথম অনুপস্থিতির বার্তাটি পান এবং কয়েক দিন পর আপনি সেটির বিষয়বস্তু পরিবর্তন করেন (যেমন, কোনো তথ্য যোগ করেন বা ফেরার তারিখ বদলান) এবং সেই ব্যক্তি আপনাকে আবার লেখেন, তাহলে তিনি আগেরটি নয়, বরং হালনাগাদ করা বিজ্ঞপ্তিটিই পাবেন।

জিমেইলের স্বয়ংক্রিয় উত্তর ব্যবহার করার সময় কিছু গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শ

জিমেইলে এমন কিছু আচরণবিধি ও সুপারিশ রয়েছে, যেগুলো সম্পর্কে জেনে রাখা ভালো। যাতে আপনার স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া কোনো বিরক্তিকর পার্শ্বপ্রতিক্রিয়া তৈরি না করে, বিশেষ করে দীর্ঘ ইমেল থ্রেড বা মেইলিং লিস্টের ক্ষেত্রে।

আপনি যদি আপনার স্বয়ংক্রিয় বার্তাটিকে বিদ্যমান কোনো থ্রেডের সাথে মিশে যাওয়া থেকে আটকাতে চানদূরে থাকাকালীন কাউকে উত্তর দেওয়ার সময়, আপনার ম্যানুয়াল রিপ্লাইতে একটি নির্দিষ্ট সাবজেক্ট লাইন যোগ করা একটি সহজ কৌশল। সাবজেক্ট লাইন পরিবর্তন করলে, Gmail আগের থ্রেড থেকে আলাদা একটি নতুন ইমেইলে উত্তরটি পাঠায়, যা একটি স্পষ্ট প্রেক্ষাপট বজায় রাখতে সাহায্য করে।

কিছু নির্দিষ্ট ইমেইলে আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠানো হবে না।প্রথমত, স্প্যাম ফোল্ডারে যাওয়া যেকোনো কিছু বাদ দেওয়া হয়: জিমেইল সন্দেহজনক বা গণ ইমেলের উত্তর দিয়ে রিসোর্স নষ্ট করে না। এছাড়াও, আপনি যে মেইলিং লিস্ট বা গ্রুপগুলিতে সাবস্ক্রাইব করেছেন সেখানেও উত্তর পাঠানো হয় না, ফলে একাধিক সিস্টেমের মধ্যে স্বয়ংক্রিয় উত্তরের সেই অন্তহীন চক্র প্রতিরোধ করা যায়।

অনেক কোম্পানিতে, শুধুমাত্র কন্ট্যাক্টদের কাছে উত্তর পাঠানোর অপশনটি চালু রাখা একটি ভালো উপায়।এইভাবে, অ্যাওয়ে মেসেজটি শুধুমাত্র আপনার গুগল কন্টাক্টসে আগে থেকেই থাকা ব্যক্তিদের কাছেই যায় এবং কোনো অজানা ঠিকানা থেকে মেসেজ এলে সেখানে যায় না। এটি গোপনীয়তার একটি অতিরিক্ত স্তর, যা বিশেষ করে তখন কাজে আসে যখন মেসেজটিতে অভ্যন্তরীণ তথ্য, সরাসরি ফোন নম্বর বা অন্য কোনো সংবেদনশীল তথ্য থাকে।

মনে রাখবেন, স্বয়ংক্রিয় উত্তরে আপনার স্বাভাবিক স্বাক্ষরটি অন্তর্ভুক্ত করবেন কি না, সেই সিদ্ধান্ত আপনিই নিতে পারেন।আপনি যদি ব্যানার, লোগো এবং আইনি লেখার সাথে খুব দীর্ঘ স্বাক্ষর ব্যবহার করেন, তবে এই বার্তাগুলোর জন্য আপনি এটিকে সরল করতে পারেন এবং শুধুমাত্র অপরিহার্য তথ্যগুলো রাখতে পারেন: নাম, পদ, প্রতিষ্ঠান এবং একটি বিকল্প যোগাযোগের ফোন নম্বর।

আপনার ব্রাউজার থেকে জিমেইলের স্বয়ংক্রিয় উত্তর কনফিগার করুন

জিমেইলে আপনার ভ্যাকেশন মেসেজ কনফিগার করার সবচেয়ে সম্পূর্ণ এবং সুবিধাজনক উপায় হলো আপনার ব্রাউজার থেকে।আপনার কম্পিউটার হোক বা মোবাইল ব্রাউজার, সেখানেই আপনি অ্যাকাউন্টের সমস্ত উন্নত বিকল্পগুলো ব্যবহার করতে পারবেন।

প্রথমে, যথারীতি আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন।একবার আপনি আপনার ইনবক্সে প্রবেশ করলে—যেখানে আপনি প্রাপ্ত, প্রেরিত, স্প্যাম এবং অন্যান্য বিভাগগুলো দেখতে পান—উপরের ডান কোণায় থাকা গিয়ার আইকনটি খুঁজুন, যা দিয়ে সেটিংস মেনুতে প্রবেশ করা যায়।

ওই সেটিংস আইকনে ক্লিক করুন এবং "সমস্ত সেটিংস দেখুন" বিকল্পটি নির্বাচন করুন।এটি আপনাকে কয়েকটি ট্যাবসহ একটি স্ক্রিনে নিয়ে যাবে: জেনারেল, লেবেল, ইনবক্স, অ্যাকাউন্টস ও ইমপোর্ট… স্বয়ংক্রিয় উত্তরের জন্য আপনার প্রয়োজনীয় ট্যাবটি হলো জেনারেল ট্যাব।

'General'-এর মধ্যে, 'Automatic Response' সেকশনটি না পাওয়া পর্যন্ত নিচে স্ক্রল করুন।এটি সাধারণত পৃষ্ঠার প্রায় নিচের দিকে থাকে, তাই আপনাকে বেশ খানিকটা স্ক্রল করতে হবে। যখন এটি দেখতে পাবেন, তখন বিভিন্ন ফিল্ড পূরণ করার জন্য "স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া সক্রিয়" বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

জিমেইল আপনাকে একটি শুরুর তারিখ এবং আপনি চাইলে একটি শেষের তারিখও নির্দিষ্ট করতে বলবে।আপনার ফিরে আসার সঠিক তারিখ জানা না থাকলে, আপনি শেষের অংশটি খালি রেখে পরে ম্যানুয়ালি প্রতিক্রিয়াটি নিষ্ক্রিয় করতে পারেন। তবে, একটি রিমাইন্ডার সেট করে রাখা ভালো, যাতে আপনি আবার অনলাইনে ফিরে এলে এটি সরাতে ভুলে না যান।

'বিষয়' বাক্সে, আপনার অনুপস্থিতির কারণ সংক্ষেপে এক লাইনে লিখুন।"অফিসের বাইরে" বা "সাময়িকভাবে অনুপলব্ধ"-এর মতো কিছু একটা। এটি খুব দীর্ঘ হওয়ার দরকার নেই, কিন্তু এক নজরে কী ঘটছে তা যেন বোঝা যায়।

বার্তার মূল অংশে সেই লেখাটি লিখুন, যা আপনাকে যারা লিখবেন তারা পাবেন।আদর্শগতভাবে, আপনার অনুপস্থিতির কারণ (যেমন ছুটি, অসুস্থতাজনিত ছুটি, ভ্রমণ), কবে আবার ইমেল দেখবেন সেই তারিখ এবং প্রযোজ্য ক্ষেত্রে, জরুরি বিষয়ের জন্য বিকল্প কোনো যোগাযোগকারী ব্যক্তি বা ঠিকানা সংক্ষেপে উল্লেখ করা উচিত। একটি পেশাদার, বন্ধুত্বপূর্ণ এবং শ্রদ্ধাপূর্ণ মনোভাব বজায় রাখুন, কারণ আপনার অনুপস্থিতিতে আপনি এই ধরনের ভাবমূর্তিই তুলে ধরবেন।

ঠিক নিচেই প্রতিক্রিয়ার আচরণ পরিমার্জন করার জন্য অতিরিক্ত বিকল্প রয়েছে।একটি বিকল্প আপনাকে শুধুমাত্র আপনার পরিচিতদের কাছে বার্তা পাঠাতে দেয়; অন্যটি আপনার প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের মধ্যে উত্তর সীমাবদ্ধ রাখে (যদি আপনি গুগল ওয়ার্কস্পেস ব্যবহার করেন)। আপনার পরিস্থিতি এবং কাঙ্ক্ষিত গোপনীয়তার স্তরের জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত সমন্বয়টি সক্রিয় করুন।

সবকিছু প্রস্তুত হয়ে গেলে, পৃষ্ঠাটির একেবারে নিচে যান এবং “পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন”-এ ক্লিক করুন।সেই মুহূর্তে, স্বয়ংক্রিয় উত্তরটি সক্রিয় হয়ে যাবে এবং Gmail আপনার ইনবক্সের উপরে একটি রঙিন বার (সাধারণত হলুদ) প্রদর্শন করবে, যা নির্দেশ করবে যে ভ্যাকেশন মেসেজটি চালু আছে। আপনি যেকোনো সময় সেই একই বার থেকে এক ক্লিকে এটি নিষ্ক্রিয় করতে পারেন।

সবকিছু ঠিকঠাক কাজ করছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য একটি পরীক্ষা চালিয়ে নেওয়ার জন্য বিশেষভাবে সুপারিশ করা হচ্ছে।আপনি যে বার্তাটি কনফিগার করেছেন তা সঠিকভাবে পাচ্ছেন কিনা, তা যাচাই করার জন্য অন্য কোনো অ্যাকাউন্ট (ব্যক্তিগত, কর্মক্ষেত্রের বা এমনকি পরিবারের কোনো সদস্যের) থেকে নিজেকে একটি ইমেল পাঠাতে পারেন। এভাবে, আপনি বেরোনোর ​​আগে নিশ্চিন্ত থাকতে পারবেন।

মোবাইল অ্যাপে জিমেইলের স্বয়ংক্রিয় উত্তর কনফিগার করুন

আপনি যদি বেশিরভাগ সময় ফোন থেকে কাজ করেন, তাহলে সরাসরি জিমেইল অ্যাপ থেকেও আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তর চালু করতে পারেন।অ্যান্ড্রয়েড এবং আইওএস উভয় প্ল্যাটফর্মেই উপলব্ধ। অপশনগুলো ওয়েব ভার্সনের মতোই, যদিও এগুলোর বিন্যাস কিছুটা ভিন্ন।

আপনার স্মার্টফোনে Gmail অ্যাপটি খুলুন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি সঠিক অ্যাকাউন্টে আছেন। (যদি আপনার একাধিক কনফিগার করা থাকে)। সাইড মেনু খুলতে তিন-লাইন আইকন বা অ্যাভাটারে ট্যাপ করুন, একদম নিচে স্ক্রোল করুন এবং আপনার ভাষা অনুযায়ী "সেটিংস" বা "কনফিগারেশন"-এ প্রবেশ করুন।

সেটিংসে, সেই ইমেল অ্যাকাউন্টটি নির্বাচন করুন যেখানে আপনি স্বয়ংক্রিয় উত্তর সক্রিয় করতে চান।এরপর, "Automatic Reply" বা এই ধরনের কোনো অপশন খুঁজুন। এটিতে ট্যাপ করলে একটি স্ক্রিন খুলবে, যেখানে আপনি সুইচটি সক্রিয় করতে এবং তারিখ, বিষয় ও বার্তার মূল অংশ সেট করতে পারবেন।

এটি ব্রাউজার সংস্করণের মতোই কাজ করে।আপনি তারিখের সীমা বেছে নিন, বিষয় লিখুন, লেখাটি সাজান এবং এটি সমস্ত ইমেইলে নাকি শুধু আপনার পরিচিতদের জন্য প্রয়োগ করবেন, তা স্থির করুন। একবার পরিবর্তনগুলো সংরক্ষণ করলে, বার্তাটি সার্ভারে সক্রিয় হয়ে যাবে, ফলে আপনি অ্যাপটি বন্ধ করলেও বা আপনার ফোন বন্ধ থাকলেও এটি কাজ করতে থাকবে।

অ্যাপ থেকেই আপনি দেখতে পারবেন স্বয়ংক্রিয় উত্তর চালু আছে কিনা এবং সময় হলে তা বন্ধ করে দিতে পারবেন।এটি বিশেষভাবে উপযোগী যদি আপনার রিটার্নের তারিখ এগিয়ে আনা হয় বা পিছিয়ে দেওয়া হয় এবং কম্পিউটার ব্যবহার না করেই আপনার দ্রুত তারিখটি সমন্বয় করার প্রয়োজন হয়।

iOS এবং Android-এর জন্য Outlook-এ অফিসের বাইরে থাকাকালীন উত্তর

আপনি যদি আপনার স্মার্টফোনে জিমেইলের পরিবর্তে আউটলুক ব্যবহার করেন, তাহলে অ্যাপটি আপনাকে অনুপস্থিতিকালীন বার্তা সেট করার সুযোগও দেয়। বিভিন্ন ধরণের অ্যাকাউন্টের জন্য বেশ বিস্তারিতভাবে: Microsoft 365, Exchange, হাইব্রিড এনভায়রনমেন্ট বা Outlook.com অ্যাকাউন্ট।

iOS বা Android-এর জন্য Outlook-এ স্বয়ংক্রিয় উত্তর চালু করতে, অ্যাপ থেকে “সেটিংস”-এ যান।প্রাসঙ্গিক ইমেল অ্যাকাউন্টে ট্যাপ করুন এবং 'স্বয়ংক্রিয় উত্তর' (Automatic Replies) বিকল্পটি খুঁজুন। এটি সক্রিয় করলে আরও কয়েকটি অতিরিক্ত বিকল্প দেখা যাবে, যা আপনাকে এর আচরণ সূক্ষ্মভাবে নিয়ন্ত্রণ করার সুযোগ দেবে।

আপনি প্রতিক্রিয়াটি শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট সময়কালে পাঠানোর জন্য সেট করতে পারেন।‘একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে উত্তর দিন’ বিকল্পটি সক্রিয় করে এবং শুরু ও শেষের সময় নির্ধারণ করে দিলে, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে বার্তাটি চিরতরে ভুলে যাওয়া হবে না এবং আপনি না চাইলে এটি ম্যানুয়ালি বন্ধ করতে হবে না।

আউটলুক আপনাকে অনুপস্থিতি বোঝানোর জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ক্যালেন্ডার ইভেন্ট তৈরি করার সুযোগও দেয়। ওই সময়ে। এটি করার জন্য, আপনি “আমার ক্যালেন্ডার ব্লক করুন”-এর মতো একটি অপশন সক্রিয় করতে পারেন এবং ইভেন্টটির একটি নাম দিতে পারেন (যেমন, “ছুটি” বা “অফিসের বাইরে”)। এর ফলে অন্য সহকর্মীরা আপনার ক্যালেন্ডারে এক নজরেই দেখতে পান যে আপনি সেই সময়ে উপলব্ধ নন।

আরেকটি আকর্ষণীয় বৈশিষ্ট্য হলো, আপনি দূরে থাকাকালীনও মিটিং পরিচালনা করার সুবিধা।স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া সেটিংস থেকে, আপনি সেই নির্দিষ্ট সময়ের জন্য আপনার ক্যালেন্ডার থেকে নির্দিষ্ট কিছু অ্যাপয়েন্টমেন্ট মুছে ফেলতে বা বাতিল করতে পারেন। এর জন্য আপনাকে বেছে নিতে হবে কোনগুলো আপনি বাতিল বা প্রত্যাখ্যান করতে চান, যাতে সেগুলো সেখানে এমনভাবে থেকে না যায় যেন আপনি সেগুলোতে উপস্থিত হতে যাচ্ছেন।

আউটলুক আপনাকে এই সিদ্ধান্ত নেওয়ার সুযোগও দেয় যে, আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সবাইকে উত্তর দেবেন, নাকি শুধু আপনার প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের।এছাড়াও, আপনি অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ (কোম্পানির সহকর্মী) এবং বাহ্যিক যোগাযোগ (ক্লায়েন্ট, সরবরাহকারী, ইত্যাদি)-এর জন্য বার্তার সুর ও বিস্তারিত বিবরণ অনুযায়ী ভিন্ন ভিন্ন বার্তা প্রস্তুত করতে পারেন।

একবার সবকিছু সেট আপ করে ফেললে, উপরের ডান কোণায় থাকা 'Done' বা সেভ আইকনটিতে ট্যাপ করতে ভুলবেন না।কেবল তখনই স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়াটি সার্ভারে সংরক্ষিত হবে এবং কাজ করা শুরু করবে। আপনি নিশ্চিত না করলে, পরিবর্তনগুলো প্রয়োগ হবে না, যা অনেক সময় উপেক্ষা করা হয়।

আপনার স্বয়ংক্রিয় বার্তা লেখার সর্বোত্তম পদ্ধতি

যদিও প্রযুক্তিগত দিকগুলো গুরুত্বপূর্ণ, একটি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়ার আসল প্রভাব আসে আপনার পাঠানো বার্তাটি থেকে।একটি দুর্বলভাবে লেখা বার্তা রূঢ়, অসম্পূর্ণ বা অপেশাদার শোনাতে পারে; একটি সুগঠিত বার্তা আশ্বাস প্রদান করে এবং অপর ব্যক্তিকে জানিয়ে দেয় যে কী আশা করা যায়।

প্রথম কাজটি হলো শুরুতেই স্পষ্ট করে দেওয়া যে আপনি কখন পর্যন্ত অনুপস্থিত থাকবেন।নির্দিষ্ট তারিখ উল্লেখ করুন অথবা, আপনার কাছে তারিখ না থাকলে, একটি আনুমানিক সময়সীমা দিন ("এই সপ্তাহের মধ্যে," "পরবর্তী নির্দেশ না দেওয়া পর্যন্ত," ইত্যাদি)। এতে যিনি আপনাকে চিঠি লিখছেন, তাঁর মনে কোনো অনিশ্চয়তা থাকে না।

দ্বিতীয় গুরুত্বপূর্ণ বিষয়টি হলো, যখনই সম্ভব একটি বিকল্প প্রস্তাব করা।একজন সহকর্মী, একটি সাধারণ বিভাগ, বা একটি জরুরি নম্বর। উদাহরণস্বরূপ: “যদি আপনার প্রশ্নটির জন্য অপেক্ষা করা না যায়, তাহলে আপনি অমুক ঠিকানা X-এ বা তমুক ফোন নম্বরে যোগাযোগ করতে পারেন।” এভাবে, সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি আটকে পড়েন না।

বন্ধুত্বপূর্ণ ও পেশাদারী মনোভাব বজায় রাখার চেষ্টা করুন, তবে নিজেকে আরও সহজগম্য করে তোলার জন্য কিছু চলিত ভাষার শব্দ বা প্রকাশভঙ্গি ব্যবহার করতে পারেন।"আমি অমুক দিন পর্যন্ত বাইরে আছি" - এই ধরনের সাধারণ বার্তার চেয়ে "আপনার বার্তার জন্য ধন্যবাদ" বা "আমি ফিরে এসে শান্তভাবে ইমেলটি পড়ার পরেই উত্তর দেব" - এই ধরনের কথা বলা অনেক বেশি ভদ্রোচিত।

আপনি যদি সংবেদনশীল তথ্য নিয়ে কাজ করেন, তাহলে বার্তায় এমন কোনো তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা থেকে বিরত থাকুন যা আপনি প্রকাশ্যে শেয়ার করবেন না।যেহেতু কিছু ক্ষেত্রে স্বয়ংক্রিয় বার্তাটি আপনার অপরিচিত ব্যক্তির কাছেও পৌঁছাতে পারে, তাই কোম্পানির অভ্যন্তরীণ বিবরণের পরিবর্তে সাধারণ সময়, তারিখ এবং যোগাযোগের তথ্যের উপর মনোযোগ দেওয়াই শ্রেয়।

অবশেষে, আপনার পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করার আগে সর্বদা আপনার বানান এবং বিন্যাস পরীক্ষা করে নিন।মনে রাখবেন যে এই বার্তাটি ক্লায়েন্ট, বস, সহকর্মী এবং সরবরাহকারীরা দেখবেন। মাত্র কয়েক মিনিটের প্রুফরিডিং একটি ভালো ধারণা তৈরি করা এবং অসতর্ক হিসেবে পরিচিত হওয়ার মধ্যে পার্থক্য গড়ে দিতে পারে, এমনকি আপনার অনুপস্থিতিতেও।

আপনার অনুপস্থিতি থেকে ফিরে এসে, জমে থাকা ইমেলগুলো পর্যালোচনা করার জন্য একটু সময় নিন। এবং বাকি থাকা মেসেজগুলোর উত্তর দিন, তবে যদি কোনো শেষ তারিখ নির্ধারণ না করে থাকেন, তাহলে স্বয়ংক্রিয় উত্তর দেওয়া বন্ধ করে দিতে ভুলবেন না। এর ফলে প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ হবে এবং আপনার কার্যক্রম পুরোপুরি চালু হয়ে গেলেও সিস্টেমটি আর নোটিফিকেশন পাঠানো বন্ধ রাখবে।

এইসবের ফলে, আপনার স্মার্টফোনে স্থানীয় স্বয়ংক্রিয় উত্তর চালু রাখা এখন আর কোনো সাধারণ আনুষ্ঠানিকতা নয়। আর এটি আপনার পেশাগত যোগাযোগের আরেকটি অংশ হয়ে ওঠে: আপনি জিমেইল বা আউটলুকে সেটিংস ঠিক করেন, আপনার পাঠানো বার্তার যত্ন নেন, আপনার উপলব্ধতার সীমা নির্ধারণ করেন এবং নিশ্চিত করেন যে, আপনি অফলাইনে থাকাকালীন আপনার সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টাকারী যে কেউ যেন ঠিক কী ঘটছে এবং কীভাবে সাহায্য পেতে পারে, তা জানতে পারে।